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Zeiterfassung kostenlose Vorlagen

Die Zeiterfassung ist ein wertvolles Instrument für jedes Unternehmen. Sie kann dabei helfen, den Tagesablauf zu verfolgen, die Produktivität der Mitarbeiter zu ermitteln, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden können. Letztlich kann sie dazu beitragen, den Gewinn zu steigern.

Vorlagen für die Zeiterfassung sind eine Methode, mit der du alle oben genannten Vorteile erreichen kannst. Allerdings ist diese Methode nicht die beste, denn sie ist zeitaufwändig und nicht 100 % genau (wir erklären dir, warum).

Wenn es um Vorlagen für die Zeiterfassung geht, gibt es einige Dinge zu beachten. Stelle zunächst sicher, dass die von dir gewählte Vorlage einfach zu verwenden und zu verstehen ist. Es sollte keine Verwirrung darüber geben, wie Daten einzugeben oder Ergebnisse zu interpretieren sind.

Zweitens solltest du dir überlegen, welche Art von Informationen du erfassen möchtest. Musst du die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter erfassen? Oder möchtest du den Projektfortschritt verfolgen? Für beide Szenarien gibt es Vorlagen für die Zeiterfassung.

Drittens: Überlege, wie oft du die Zeit erfassen musst. Aus diesen Gründen haben wir verschiedene Vorlagen für die Zeiterfassung für dich vorbereitet: 

Ein kurzer Tipp, bevor wir uns mit den Vorlagen befassen: Wenn du Google Sheets verwenden möchtest, erstelle zunächst eine Kopie in deinem Konto. 

Vorlage für wöchentliche Zeiterfassung

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Dies ist deine Vorlage, wenn du nach einer kostenlosen Methode zur wöchentlichen Zeiterfassung suchst. 

Wenn du die Versionen von Google Sheets oder Microsoft Excel verwendest, haben wir gute Nachrichten für dich: einige Formeln werden dir sehr helfen!

Die PDF-Version hingegen erlaubt diese Art von Lösung nicht. Aber das minimalistische Design wird sehr nützlich sein. 

Wie wird der wöchentliche Zeiterfassungsbogen verwendet?

Beginne damit, den Stundensatz zu ersetzen. Wenn du ihn ändern musst, behalte bitte dieses Format bei. Andernfalls lammst du die Formeln "brechen".

Als Nächstes musst du nur noch die Spalten C, D, F und G mit den Stunden füllen, zu denen du mit der Arbeit begonnen bzw. aufgehört hast. 

Hinweis: Damit die Formeln funktionieren, solltest du die Stunden nach folgendem Format eingeben: XX: YY ; Beispiel: 01:15 Uhr

Die Spalte I dient dazu, Notizen über bezahlte Freizeit zu machen. In der Spalte J werden automatisch die regulären Stunden des Tages berechnet. In die Spalte L musst du nur die Anzahl der Überstunden entsprechend dem vorherigen Format (XX:YY) eintragen. Die täglichen Gesamtarbeitsstunden (Spalte M) werden automatisch berechnet. 

Die Wochensummen und das Gesamtgehalt werden ebenfalls durch Formeln berechnet. Du musst dich also nicht um diese Werte kümmern.

TIPP: Wenn du den Stundensatz nur für "Überstunden" ändern möchtest, hast du zwei Möglichkeiten: 1) Überstunden insgesamt (K20) oder 2) Arbeitsstunden insgesamt (M20). Du kannst nicht beide Formeln bearbeiten. Andernfalls werden die endgültigen Werte falsch sein.

Beispiel: Stelle dir vor, du möchtest den Stundensatz für "Überstunden" verdoppeln. Wie wir bereits erklärt haben, gibt es zwei Lösungen:

  1. Aktuelle K20-Formel "=K19*I5*24"; bei Verdoppelung des Stundensatzes der Überstunden "=K19*I5*2*24".
  2. Aktuelle M20-Formel "=((I5*J19)+(I5*K19))*24"; bei Verdoppelung des Stundensatzes der Überstunden "=((I5*J19)+(I5*2*K19))*24"

Du kannst eine dieser Methoden anwenden. Aber wähle eine aus und verwende nur eine. Andernfalls werden die Berechnungen falsch sein.

Vorlage für einen monatlichen Zeiterfassungsbogen

Herunterladen:

Diese Vorlage ist perfekt für alle, die ihre Zeit monatlich kostenlos erfassen möchten.

Diese Vorlage ist ähnlich wie die Vorlage für den wöchentlichen Zeiterfassungsbogen. Für diejenigen, die Google Sheets oder Microsoft Excel-Versionen verwenden möchten, wird das Leben viel einfacher sein, weil es Formeln gibt.

Du wirst nicht von Formeln profitieren, wenn du einen druckbaren Zeiterfassungsbogen möchtest. Aber du werden eine saubere, benutzerfreundliche Lösung haben. 

Wie wird die Vorlage für den monatlichen Zeiterfassungsbogen verwendet?

Wie bereits erwähnt, ist diese Vorlage ähnlich wie die vorherige. Wenn du also Fragen zum Ausfüllen der Vorlage hast, lies bitte die Anweisungen oben. 

Der Unterschied besteht darin, dass du die monatlichen Gesamtbeträge für Überstunden ändern möchtest. Wie wir gesehen haben, gibt es zwei Lösungen: 1) Überstunden insgesamt (K44) oder 2) Arbeitsstunden insgesamt (M44).

Du kannst nicht beide Formeln bearbeiten. Andernfalls werden die endgültigen Werte falsch sein.

Beispiel: Stelle dir vor, dass du Überstunden 3x vergüten möchtest. Dazu kannst du eine der folgenden Lösungen wählen: 

  1. Aktuelle K44-Formel "=K43*I5*24"; wenn du den dreifachen Stundensatz für Überstunden zahlen möchtest "=K43*I5*3*24"
  2. Aktuelle M44-Formel "=((I5*J43)+(I5*K43))*24"; wenn du den Stundensatz für Überstunden zahlen möchtest "=((I5*J43)+(I5*3*K43))*24"

Du kannst nur eine dieser Formeln verwenden. Andernfalls werden die Berechnungen falsch sein.

Vorlage zur Zeiterfassung für Freelancer

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Wir bei Timeular wissen, dass die Erfassung der abrechenbaren Stunden als Freiberufler mühsam sein kann, vor allem, wenn du mehrere Kunden hast. 

Um dir das Leben zu erleichtern, haben wir diese Vorlage für dich erstellt. Spoiler-Alarm: Die Google Sheets- und Excel-Versionen werden dir am besten gefallen. 

Warum? Weil es viele Formeln gibt, die automatisch die Anzahl der abrechenbaren Stunden und die Gesamtvergütung für jeden Kunden berechnen. 

Wie verwendet man die kostenlose Vorlage zur Zeiterfassung für Freiberufler? 

In Spalte B musst du nur den Tag des Monats eintragen, an dem du für diesen Kunden gearbeitet hast. 

In Spalte C musst du nur den Namen deines Kunden einfügen. Wenn du das tust, musst du die Formeln ändern (wir erklären dir, wie das geht).

In Spalte D musst du nur den Namen der Aktivität einfügen.

In den Spalten E und F trägst du die Stunden ein, die du für deinen Kunden gearbeitet hast und die du beendet hast. Achte beim Ausfüllen darauf, dass du dich an das Muster hältst: XX:YY ; Beispiel: 13:00

Die Spalte H wird automatisch berechnet. Du brauchst hier also nichts zu tun. 

Nachdem du die Tabelle ausgefüllt hast, siehst auf der rechten Seite 4 kleine Tabellen mit den Namen deiner Kunden: Kunde A, Kunde B, Kunde C und Kunde D. 

Die Gesamtzahl der abrechenbaren Stunden wird automatisch berechnet. Der Stundensatz muss für dich eingegeben werden. Und auch die Gesamtvergütung wird automatisch anhand der geleisteten Stunden und des Stundensatzes berechnet.

Wie kann der Name des Kunden geändert werden?

Es gibt eine schnelle und einfache Methode, die nur eine Minute dauert.

1) Beispiel: Ändere den Namen "Kunde B" in "Kunde J".

Wenn du einen Windows-Computer verwendest, drücke "Strg + F", wenn du einen Mac verwendest, drücke einfach "CMD + F" und ein kleines Pop-up erscheint. Drücke dann die drei kleinen Punkte. 

  1. "Finden" einfach "Kunde B" schreiben. 
  2. "Ersetzen" schreibe einfach "Kunde J". 
  3. "Suchen", "Dieses Blatt" auswählen
  4. Wähle die Option "Auch in Formeln suchen".
  5. Drücke Alle ersetzen

Möchtst du deine Zeit nicht damit verbringen, Excel-Vorlagen manuell auszufüllen? Dann musst du den besten Tracker für abrechenbare Stunden auf dem Markt ausprobieren.

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Vorlage zur Zeiterfassung für Projekte: Excel und Google Sheets

Herunterladen:

Diese Vorlage ist der Vorlage für die Zeiterfassung für Freiberufler sehr ähnlich. In dieser Vorlage werden jedoch Projekte und nicht Kunden erfasst.

In Spalte B trägst du also den Tag ein, an dem du an dem Projekt arbeitest, in Spalte C den Projektnamen und in Spalte D die Aktivität.

In den Spalten E und F notierst du die Stunden, zu denen du die Arbeit beginnst und beendest. Damit die Datei einwandfrei funktioniert, achte bitte darauf, dass du das Format XX:YY einhältst; Beispiel: 14:55 Uhr.

Wie üblich wird die Spalte "Abrechenbare Stunden" (G) automatisch berechnet. 

Auf der rechten Seite findest du außerdem 4 kleine Tabellen mit den Namen der Projekte. So kannst du sehen, wie viele Stunden du in jedem Projekt verbracht hast, den Stundensatz ändern und die Gesamtvergütung sehen. 

Und wenn du dich fragst, wie du den Namen des Projekts ändern kannst, ohne dass die Formeln verloren gehen, hast du hier die Erklärung.

1) Beispiel: Ändere den Namen "Projekt A" in "Projekt ASTRO".

Wenn du einen Windows-Computer verwendest, drücke "Strg + F", wenn du einen Mac verwendest, drücke einfach "CMD + F" und ein kleines Pop-up erscheint. Drücke dann die drei kleinen Punkte. 

  1. "Finden" schreibe einfach "Projekt A". 
  2. "Ersetzen" schreibe einfach "Projekt Astro". 
  3. "Suchen", "Dieses Blatt" auswählen
  4. Wähle die Option "Auch in Formeln suchen".
  5. Drücke Alle ersetzen

Was sind die Nachteile der Zeiterfassung mit einer Vorlage?

  • zeitaufwendig
  • nicht einfach zu bedienen
  • mangelnde Sorgfalt

Es gibt einige Nachteile, wenn du deine Zeit mit einer Vorlage erfassst. Die wichtigsten sind: hoher Zeitaufwand, mangelnde Benutzerfreundlichkeit und mangelnde Genauigkeit.

Wenn du anfängst, eine Vorlage zu verwenden, wirst du feststellen, dass du viel Zeit damit verbringst. Es ist sehr zeitaufwendig. 

Warum ist es sehr zeitaufwändig? Weil es nicht einfach zu bedienen ist. Hast du dir jemals vorgestellt, wie mühsam es wäre, jede Aufgabe oder Aktivität, die du manuell durchführst, zu notieren? 

Wie oft würdest du vergessen, die Vorlagen auszufüllen? Das führt zu einem Mangel an Genauigkeit. 

Wenn du versuchst, deine Stunden zu erfassen, möchtest du dies mit höchster Genauigkeit tun. Fragst du dich, warum? 

Dafür gibt es einige Erklärungen. Zum Beispiel möchtest du deine Zeit einteilen, um deine Produktivität zu steigern, du möchtest deine abrechenbaren Stunden erhöhen oder du möchtest einfach wissen, wie du deine Zeit verbringst.

Die Frage ist also: "Wie kann ich meine Zeit genau erfassen, ohne mich anzustrengen?": Mit der Zeiterfassungs-App Timeular!

Timeular Zeiterfassungs-App

Die beste Zeiterfassungssoftware ist Timeular. Es ist ein einfaches und effektives Tool, das dir und deinem Team hilft, die Zeit, die du für verschiedene Aktivitäten und Projekte aufwendest, genau zu erfassen.

Timeular ist die einfachste App, die du je gesehen hast, um Stunden zu erfassen, besonders wenn du unseren Zeiterfassungswürfel verwendest.

Aber verlasse dich nicht auf unser Wort. Probiere Timeular 30 Tage lang aus. Du wirst aus erster Hand erfahren, wie Timeular dir und deinem Team helfen kann, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und gleichzeitig neue Wege zu finden, Zeit zu sparen und deine Produktivität zu steigern.

Mit Timeular kannst du:

  • Zugriff über Browser oder App auf deinem Computer oder Smartphone: funktioniert mit Windows, Mac, Linux, iOS und Android
  • Aktivitäten zuweisen, Ziele setzen und Daten analysieren
  • Ermittlung von Engpässen und verschwendeter Zeit
  • Ablenkungen quantifizieren, Aktivitäten organisieren und teilen
  • Teile Zeitberichte mit nur einem Klick
  • Daten nutzen, um genaue Rechnungen zu erstellen
  • Verbesserung der Einhaltung von Zeitdaten
  • Erhalte nützliche Einblicke in die Zeit, die dein Team verbringt.

Du wirst endlich mehr in weniger Zeit erledigen können.

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FAQs

Was ist eine Zeiterfassungsvorlage?

Eine Vorlage für die Zeiterfassung ist ein Dokument, mit dem du deine für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten aufgewendete Zeit erfassen kannst. Diese Vorlagen können aus verschiedenen Gründen nützlich sein, z. B. um deine Zeit effektiver einzuteilen oder einfach um zu verfolgen, wie du deinen Tag verbringst. 

Hat Google einen Zeiterfassungsdienst?

Ja, Google bietet eine Zeiterfassung namens "Google Calendar" an. Dieses Tool kann verwendet werden, um die Zeit zu erfassen, die du für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten aufwendest. Aber unserer Meinung nach ist es nicht die beste Technik dafür. Es ist sehr zeitaufwändig, ungenau und für diesen Zweck nicht einfach zu verwenden. 

Warum ist Zeiterfassung wichtig?

Es kann dir helfen, deine Zeit besser einzuteilen. Wenn du wissen, wie viel Zeit du für jede Aufgabe aufwendest, kannst du deine Zeit besser auf die wichtigsten Aufgaben verteilen. Die Zeiterfassung kann dir auch dabei helfen, Bereiche zu erkennen, in denen du möglicherweise Zeit vergeudest. Wer von der Zeiterfassung profitieren kann, erfährst du in unserem Leitfaden.